Formalności i wymogi związane z prowadzeniem własnej firmy nie kończą się w chwili jej zarejestrowania. Kolejne mogą pojawiać się wraz z rozwojem działalności i wprowadzanymi zmianami — jednym z takich przypadków jest moment zatrudnienia pracownika. Czy fakt zostania pracodawcą trzeba zgłosić?
Jakie dokumenty przygotować? Czy konieczne jest ubezpieczenie dla firm? Odpowiedzi na te i inne pytania warto poznać jeszcze przed rozpoczęciem poszukiwań pracownika.
Upewnij się, że wszystkie wymogi prawne zostały spełnione
Zostając pracodawcą, zyskujesz nowe obowiązki, z których musisz się wywiązać. Dotyczą między innymi zapewnienia bezpieczeństwa w miejscu pracy, odprowadzania składek, przechowywania dokumentów itd. Niektóre wymogi dotyczą codziennego funkcjonowania firmy, ale część z nich związana jest z samym zatrudnieniem pracownika i to na nich skupimy się poniżej.
Należy do nich na przykład sprawdzenie, czy dana osoba ma prawo do legalnego zatrudnienia na terenie Wielkiej Brytanii. W zależności od rodzaju pracy, którą pracownik ma wykonywać, konieczne może być również złożenie wniosku o sprawdzenie historii kryminalnej takiej osoby.
Kolejną istotną kwestią jest oferowane wynagrodzenie. Tutaj najważniejsze jest dostosowanie się do aktualnej stawki minimalnego wynagrodzenia — pracownik nie może zarabiać mniej, niż jest to prawnie wymagane. Wysokość minimalnych zarobków uzależniona jest od wieku, a kwoty dla poszczególnych grup zmieniają się co roku 1 kwietnia.
Niezbędne jest też przekazanie pracownikowi pisemnego oświadczenia o zatrudnieniu (ang. written statement of employment), zawierającego wszystkie istotne informacje na temat pracodawcy, stanowiska i warunków pracy, m.in.: miejsce pracy, czas pracy, dni wolne itd. To osobny dokument od umowy o pracę.
Zadbaj o ubezpieczenie
Z zatrudnieniem pracownika wiąże się również obowiązek ubezpieczeniowy. Dla pracodawców obowiązkowe jest employers’ liability insurance, czyli polisa obejmująca wszelkie kontuzje i choroby zatrudnionych osób, do których dojdzie na skutek wykonywanych obowiązków służbowych.
Warto pamiętać o jej wykupieniu nie tylko dlatego, że pomoże pokryć ewentualne roszczenia, ale też z powodu kar, które mogą zostać nałożone na firmę — to aż £2,500 za każdy dzień bez ubezpieczenia!
Poinformuj HMRC
Zarejestruj się jako pracodawca w HMRC. Możesz to zrobić już po zatrudnieniu pracownika, ale koniecznie przed pierwszą wypłatą. Nie warto czekać z tym jednak do ostatniej chwili, ponieważ okres oczekiwania na otrzymanie numeru PAYE pracodawcy może wynieść nawet 15 dni pracujących (wypłata wynagrodzenia przed jego otrzymaniem wiąże się z dodatkowymi formalnościami).
Bądź na bieżąco z przepisami
To na Tobie jako przedsiębiorcy spoczywa odpowiedzialność za dbanie o prowadzenie działalności gospodarczej zgodnie z wymogami prawa. Niedopełnienie takich obowiązków może mieć poważne konsekwencje zarówno finansowe, jak i prawne, uzależnione od rodzaju i powagi zaniechania. Warto więc pamiętać, że wiele kwestii np. składki na ubezpieczenie czy minimalne wynagrodzenie, jest regularnie aktualizowanych. Pojawiać mogą się też nowe regulacje, przepisy i wymogi. Śledzenie wszystkich tych zmian na bieżąco to prosty sposób, by uniknąć nieporozumień i niczego nie pominąć.